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Tiempos y Movimientos

I. INTRODUCCIÓN

La visión del Hospital Nacional Daniel Alcides Carrión, de mayor capacidad resolutiva de la Región Callao, es el de ser una institución acreditada, reconocida por su excelencia en el manejo especializado de la salud, con talento humano capacitado y recertificado, con una cultura organizacional proactiva y gestión eficiente e innovadora, desarrollando procesos de mejora continua y que ha logrado la satisfacción de los usuarios, para lo cual viene implementando el sistema de gestión de la calidad en salud.

Por tal razón la Oficina de Gestión de la Calidad del HNDAC, en cumplimiento de los objetivos establecidos en el Plan Anual de Gestión de la Calidad  y con la finalidad de valorar indicadores de la calidad de la atención médica en la Consulta Externa que nos proporcionen información cuantitativa sobre el estado de los procesos de atención y nos ayuden a la toma de decisiones para implementar acciones de mejora, ha programado una serie de mediciones, entre las que tenemos el Estudio de Tiempos y Movimientos.

Dicha Metodología de “ESTUDIO DE TIEMPOS Y MOVIMIENTOS” establecida por el Ministerio de Salud, nos brinda la posibilidad de evidenciar numéricamente cuanto demoran nuestros procesos de atención, establecer una línea de base propia y poder definir un estándar, y por tanto acciones de mejora para llegar al mismo. Así mismo nos permite realizar observaciones directas de nuestras actividades para verificar el cumplimiento de los procedimientos en donde estén establecidos, mejorarlos o rediseñarlos; así como erradicar “vicios del sistema”, que van a poder ser analizados por los actores del proceso.

II. OBJETIVOS

El objetivo del estudio es cuantificar el tiempo promedio y los tiempos máximos y mínimos de todo el proceso y subprocesos o etapas, que se emplean para  dar el servicio de Consulta Externa en nuestro Hospital, identificando oportunidades de mejora.

Se entiende que las herramientas de gestión son todos los sistemas, aplicaciones, controles, soluciones de cálculo, metodología, etc., que ayudan a la gestión de una organización en el cumplimiento de sus objetivos.

III. METODOLOGÍA

La metodología utilizada para la realización de este trabajo y especialmente para la obtención de datos, está basada en la observación de campo y el análisis estadísticos de los procesos a ser medidos, considerando las unidades de tiempo obtenidas (minutos).

 

El método utilizado es el ESTUDIO DETALLADO DE TIEMPOS Y MOVIMIENTOS.

El punto de partida del estudio de tiempos y movimientos fue definir la RUTA de medida, la misma que se plasmó en un diagrama de bloques para el análisis de los resultados por área de atención y por cada etapa del proceso de atención.

 

Ruta de medida: Es el recorrido de los usuarios que acuden a los EE.SS. 

Punto de registro: Es la zona donde se ubicará el registrador y anotará las mediciones, descritas en la ruta de medida y observaciones del proceso.

Además es importante definir los tiempos:

Tiempo de acceso: Es el que transcurre desde que se produce la demanda de servicio hasta que se capta la atención de la organización. Tiene esta consideración el tiempo de acceso telefónico o el que se tarda en recibir un informe solicitado o esperado. 

Tiempo de espera: Es el tiempo de las colas producido habitualmente por las variaciones de las cargas de trabajo. Tiempos de espera característicos de la atención sanitaria son las listas de espera de toda índole. 

Tiempo de atención: Es el tiempo que dura la prestación del servicio. Tanto el tiempo máximo como el mínimo son parámetros de calidad y de gestión en la asistencia sanitaria; tan inadecuada es una consulta ambulatoria de escasa duración como una estancia hospitalaria innecesariamente larga.

Por tanto el tiempo a ser evaluado es el tiempo de espera y de atención.

Mediante esta herramienta, se calculará aspectos importantes como la media, los límites de control y evidenciará la oportunidad de mejora. 

MEDIA: El cálculo de la media nos servirá para identificar nuestros propios estándares de atención a la fecha de estudio. 

DESVIACIÓN ESTANDAR: Nos indicará el tiempo de variación con respecto a la media. 

LÍMITES DE CONTROL (LIC, LSC): Los límites de control, nos mostrarán los tiempos aceptables en las que se realizará cada atención. 

BOLSA DE OPORTUNIDAD: El porcentaje de la bolsa de oportunidad, nos servirá para orientar las oportunidades de mejora a realizar.

MUESTRA

Fórmula para Determinar el Tamaño de Muestra (n):                                              

Dónde:

N         :   Tamaño de muestra

p   :   Proporción de usuarios insatisfechos de cada ítem (se asume p=0.5)

e   :   error de estimación, se asume e=0.05 (5%)

z   :   valor Z de distribución normal estándar para un intervalo de confianza del 95%, luego z=1.95996398

N  :    población de usuarios externos estimado del periodo de medición

Cálculo de la muestra:

El cálculo de la muestra se realizará tomando en consideración el promedio de atenciones durante un mes correspondiente al mes anterior de la toma de las encuestas, en el Servicio de Consulta Externa.

 Selección de la muestra:

Los entrevistados son seleccionados por método de selección aleatoria simple durante el periodo de la investigación. 

Selección de los encuestadores

Los encuestadores serán personas externas al HNDAC, pudiendo ser de 4 a más, incluyendo el personal digitador.           

Capacitación de los encuestadores:

A cargo de la Oficina de Gestión de la Calidad y desarrollada en dos sesiones, una de las cuales incluirá aspectos conceptuales y metodológicos y la segunda aspectos prácticos de aplicación de la encuesta. Se utilizará el documento de trabajo: Propuesta y Metodología de Tiempo de Espera/MINSA y el software para el ingreso de los datos otorgado por la DGSDP/MINSA.

Criterios de Inclusión: Usuarios externos (mayores de 18 años)  que llegan a la cola, que tienen permanencia en cola y que reciben la atención del servicio solicitado.           

Criterios de exclusión: Usuarios externos (menores de 18 años)  que llegan a la cola, que no tienen permanencia en cola y que no reciben la atención del servicio solicitado.

Supervisión de los encuestadores y control de calidad del proceso: 

  • Durante el proceso de aplicación de la encuesta se supervisará al personal que realiza la encuesta y se verificará la aplicación correcta del instrumento.
  • Al finalizar la aplicación de la encuesta se realizará el control de calidad previo a la digitación, a fin de identificar posibles errores por omisión del encuestador.
  • Para el control de calidad de la encuesta se verificará que los tiempos registrados sean correctos.

IV. PROCESAMIENTO DE DATOS

Se utilizará la herramienta informática (Aplicativo Excel) para Consulta Externa, para el procesamiento de la Encuesta de Tiempos y Movimientos en el HNDAC.

- Después de la digitación, se realizará el control de calidad a la base de datos en la herramienta informática (Aplicativo en Excel) de acuerdo al Servicio correspondiente.

V. ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE RESULTADOS

Mediante el análisis de los datos obtenidos se conocerá el flujo del recorrido de los usuarios que acuden al HNDAC, o lo que podemos denominar como rutas de medición.  Asimismo se evaluará la situación actual de los procesos, para   obtener un marco de referencia sobre el cual se pueda actuar, para implementar acciones y proyectos de mejora continua.

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Oficina de Estadística e Informática